VPIRB (Virtual-Payable-Inventory-Receivable-Bank) is the heart of your company
VPIRB®


 
Apa itu ERP VPIRB®  Distribution System ?

 Software ERP VPIRB® (Virtual Payable Inventory Receivable Bank) adalah software (sistem informasi) operasional khusus untuk perusahaan di bidang distributor yang menjual barang ke agen atau pengecer (retailer) yang telah diterapkan pada beberapa distributor di Indonesia,  adapun aplikasinya adalah sbb :

A. Account Payable            :  purchase order, received item,  purchase invoice,  purchase return,  submitted   payment, payment AP
B. Inventory                      :  transfer In/Out antar cabang/gudang, sales canvassing (kanvas), non sales,  adjustment item,  bonus total by period
C. Account Receivable       :  sales invoice, sales return, collection AR, cross AR branch/Area Office,  rebate (fixed, regular, service level)
D. Bank                             :  receiving cheque/giro, payment bank, refuse (tolakan)
E. Petty Cash                     :  entry delivery expenses, entry delivery Item
 

Proses pembuatan (development software) VPIRB® ini berdasarkan study kasus atau penelitian pada beberapa perusahaan distributor dan telah diterapkan diberbagai wilayah Jawa, Bali, Kalimantan, Sulawesi dan kawasan Indonesia Timur, serta disesuaikan dengan Standar Prinsip Akuntansi di Indonesia dengan memperhatikan dari berbagai aspek, diantaranya :

 

1.   Profit Oriented

disesuaikan dengan kebijakan/regulasi organisasi perusahaan secara  efektif  dan efisien dalam  rangka  untuk meningkatkan kinerja masing masing departemen yang pada akhirnya diharapkan akan meningkatkan Laba perusahaan.

 

2.   Information Technology

     Dengan  adanya  permintaan  perusahaan  akan  kebutuhan  suatu  sistem  informasi  yang  up to date  (online)  dan integrated,  maka software yang telah di-install pada server komputer dapat diakses via internet dengan bandwith sekecil mungkin dan tidak harus menggunakan VPN point to point (tentunya akan menghemat cost operasional).

 

3.   Tax (perpajakan)

     Senantiasa berupaya untuk menyesuaikan dengan ketentuan (peraturan) perpajakan yang sering mengalami perubahan khususnya Faktur Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan mengotomatiskan hingga jutaan nomor faktur pajak.

 

4.   Sales & Marketing

     Penyediaan pencetakan analisa laporan penjualan (sales report)  yang disesuaikan dengan kebutuhan bagian Marketing dalam rangka untuk menunjang kegiatan pemasaran secara merata dan fasilitas setting regulasi harga jual, diskon, bonus.

 

 

 

5.   Accounting & Controlling

      Fasilitas cross checking Inventory item stock, kemudahan dalam entry collection AR dan payment AP sampai Link journal ke General Ledger untuk laporan keuangan Neraca (balance sheet) dan Laba-Rugi (income statement).

 

 

6.   Eksternal :  

     Laporan yang memenuhi kebutuhan pihak Principal dan Auditor.

 

 

7.  Kenyamanan : 

     Berusaha semaksimal mungkin dalam melengkapi berbagai fitur sistem.


 

Beberapa Manfaat Dari Penerapan VPIRB®  

 

Perbandingan antara beban/biaya operasional (*) pada penerapan software (sistem informasi) di perusahaan anda dengan kelengkapan fitur dan kemampuan pada VPIRB® Distribution system, beberapa contoh tolok ukur parameter fixed efisiensinya setiap bulan:

 

A.  Contoh Fixed Efisiensi  (asumsi jumlah faktur 10.000 lbr untuk semua cabang selama 20 hari kerja)

  1. Pekerjaan :  Verifikasi Faktur/Invoice 

Setelah pencetakan faktur/invoice dilakukan verifikasi atas kebenaran regular discount (A) dan bonus (A) maupun discount (B) dan bonus (B) beban principal, yang membutuhkan waktu 30 detik per faktur x 10.000 lbr  =  300.000 detik /3600 = 80 jam x @ Rp 12.500 (biaya staf) =   Rp 1.000.000

  1. Pencetakan : Faktur Pajak dengan proses otomatisasi nomor faktur pajak 

Dengan pemberian nomor secara manual membutuhkan waktu 9 detik per faktur dikalikan 10.000 lbr =  90.000 detik /3600 = 25 jam x @ Rp 12.500 = Rp 312.500

  1. Penghematan pemakaian kertas pada pencetakan surat jalan dan faktur sebesar @ Rp 50 / lbr x 10.000 lbr  =  Rp 500.000
  2. Pada intinya, secara keseluruhan ternyata satu cabang dengan menerapkan VPIRB® dapat lebih efisien personilnya minimal 1 tenaga staf adm saja (minimal efisiensi Rp 2.000.000), misalkan 3 cabang = Rp 6.000.000

Oleh karena itu, sesuai contoh diatas total efisiensi sebesar Rp 9.812.500 (1.000.000 + 312.500 + 500.000 + 6.000.000) x 30 % = Rp 2.943.750, berarti anda bisa saving Rp 6.868.750 / bulan x 12 =   Rp 82.425.000 dalam setahun.

Beban/biaya operasional (*) adalah beban/biaya yang berkaitan atau berhubungan secara langsung dalam rangka melakukan kegiatan penjualan (distribusi) pada suatu cabang (branch) atau gudang (depo). Beberapa perkiraan rekening/account beban operasional langsung, yaitu :

  • Beban/biaya  personal expenses staf : kepala adm, adm1, adm2, kasir, adm gudang
  • Beban/biaya  kertas form surat jalan, faktur, pita printer, tinta printer
  • Beban/biaya  Lisensi dan Support software
  • Beban/biaya  jaringan internet (ISP)
  • Beban/biaya  kertas form surat jalan, faktur
  • Beban/biaya  personal expenses staf : IT programming

 

B.  Variabel Efisiensi ini diartikan sebagai persamaan atau penggantian biaya lisensi (standar minimal awal untuk 20 users/pemakai), adapun contohnya sbb :

1.       Average period Collection AR

    Masa penagihan piutang / Collection AR yang biasanya rata-rata 50 hari menjadi 45 hari. Dengan mempercepat selisih 5 hari x tingkat         bunga 1 % per bulan : 30 hari x nilai penjualan bersih sebesar Rp 2.000.000.000 / bulan = Rp 3.333.333

2.       Sales Analysis Report berdasarkan Type, Group, Customer (product, salesman, branch)

   Sebagai distributor maupun principal tentunya membutuhkan akan laporan analisa penjualan (netto) untuk rencana produksi pada bulan                      berikutnya   agar tidak terjadi overstock (hal ini paling tidak mendapatkan nilai efisiensi sebesar Rp 5.000.000) dan manfaat lain dari             laporan    ini adalah       untuk menganalisa pasar dalam menentukan kebijakan strategi marketing maupun penentuan  discount + bonus             penjualan.

    Dengan adanya penerapan VPIRB® ini tidak sekedar keuntungan materi yang didapat, namun secara tidak langsung mempunyai dampak yang signifikan, yaitu para staf akan merasa nyaman dalam bekerja sehingga akan meningkatkan kinerja perusahaan

  Fitur Utama VPIRB®

Fitur Utama VPIRB®, terdiri dari:

 

1.     Link to GL, Transaksi (summary dan detail)  terintegrasi dengan aplikasi General Ledger.

      Dalam satu  folder database VPIRB® dapat digunakan untuk subfolder hingga 50 cabang (branch) dan 50 gudang (warehouse) yang nantinya dapat  diatur statusnya sebagai Area Office, Branch Office ataupun Warehouse.

2.     Otomatisasi purchase order, untuk meminimalkan kelebihan stock.

3.     Sales Order secara Online, dapat diinput dimanapun dan kapanpun.

4.    Otomatisasi Entry Sales Invoice yang terintegrasi dengan Regulation [Term of Price, Discount + Bonus]  yang mana Regulation tersebut menyimpan  setiap kebijakan penjualan yang diberikan oleh Supplier (principal)  atau Distributor itu sendiri.

 Fasilitas 5 level discount A [nilai Rp %1 %2 %3 %4] dan 3 level discount B [nilai Rp %1 %2] sehingga operator cukup input Item number dan Qty      saja.

5.    Schedule route of sales, jadwal rute kunjungan tiap salesman ke customer berikut laporan  kemampuan penjualan qty per item product dan daftar faktur  penagihan piutang/collection AR. 

6.    Sales Analysis Report: by branch, salesman, customer, type, group.

7.    Sales Commission by salesman untuk mempercepat dalam laporan perhitungan komisi sales.

8.    Inventory Controlling, cross-check Qty [ internal warehouse – inter branch].

9.    Branch Performance Report, untuk mengetahui kinerja suatu cabang.

10.  Customer Performance Report, untuk mengetahui track record dan analisa customer

  • Customer  Profit Contribution  <summary>
  • Interest of delay Receivable,  asumsi 1 % / bulan <detail tiap customer>

11.  Menu entry Rebate, menu khusus untuk Distributor yang mendistribusikan barangnya ke tipe customer hypermarket yang memperhitungkan rebate. Pada menu ini diatur persentase yang diperhitungkan oleh customer dan termasuk juga pembagian persentase yang dibebankan kepada Distributor dan Supplier (principal).

12.  Print Faktur Pajak, pencetakan Nomor faktur pajak secara otomatis.

13.  Cross AR, pelunasan faktur/invoice penjualan antar cabang.

14.  Bank Balance,  untuk rekonsiliasi dengan rekening koran bank setiap hari.

15.  Petty Cash, laporan biaya pengiriman per kendaraan (per faktur).

16.  Jenis standard report: Daily Summary, Aging Schedule, Kartu dan Saldo [Hutang-Stock-Piutang]

 


 




 

 





HomeVirtual OnlineServicesSoftwareWorkshopHeadline NewsPricesAboutContact Us